List motywacyjny jest dopełnieniem życiorysu (Curriculum Vitae). Jego głównym założeniem jest odpowiedź na pytanie dlaczego dany kandydat ubiega się o określone stanowisko pracy oraz dlaczego uważa, że jego kandydatura będzie najlepsza. Ponadto przedstawia dotychczasowe osiągnięcia kandydata, jego ambicje i plany na przyszłość. Należy także wiedzieć, że list motywacyjny nie stanowi jedynie dokumentu aplikacyjnego, wymaganego przy rekrutacji. Pracodawca może o niego poprosić w momencie ubiegania się o zmianę stanowiska, awans, czy podwyżkę.
Od formy oraz treści listu motywacyjnego zależy, czy rekruter zwróci na niego uwagę i czy określona kandydatura utknie w jego pamięci, a kandydat zostanie zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Aby wyróżnić się od dziesiątek osób ubiegających się o zatrudnienie na określonym stanowisku pracy, trzeba dołożyć trochę starań. List motywacyjny powinien być konkretny, profesjonalny, uprzejmy i przekonujący do tego, że dana kandydatura będzie najlepsza. Ponadto powinien być napisany w odpowiedzi na zamieszczoną ofertę pracy, nawiązywać do treści ogłoszenia i być skierowany bezpośrednio do osoby prowadzącej rekrutację. Przy pisaniu listu, bardzo ważne jest używanie zwrotów grzecznościowych, poprawność ortograficzna, stylistyczna i gramatyczna oraz kreatywność. Oryginalne i bogate słownictwo przykuje uwagę specjalisty ds. rekrutacji, a stanowcze sformułowania będą świadczyć o posiadanych kompetencjach.
